KEFUNGSIAN PENGURUSAN: MODEL BARU DALAM MEMOTIVASIKAN PEKERJA

Berbagai teori, teknik dan formula telah diperkenalkan oleh para sarjana di luar dan di dalam negeri semata-mata untuk memahami apakah faktor yang menyebabkan seseorang pekerja itu boleh menggerakkan diri mereka untuk menjadi seorang pekerja yang bermotivasi. Selain daripada itu, tumpuan kini turut diberikan dalam memahami bagaimana pihak pengurusan dapat menggunakan potensi sumber manusia iaitu para pekerja ke arah meningkatkan pengeluaran dan produktiviti.
Perkembangan terbaru kini menunjukkan bahawa selain daripada menyediakan keperluan- keperluan yang diingini oleh pihak pekerja, pihak pengurusan perlu juga memahami satu lagi faktor iaitu tahap kebolehan pekerja dalam menjalankan tugas. Lebih mengutamakan kemahiran, kebolehan, kesanggupan dan keupayaan para pekerja dalam melakukan sesuatu kerja yang diarahkan.
Memahami Tahap Kefungsian Pekerja
Pelbagai pendekatan telah diperkenalkan dalam usaha untuk meningkatkan produktiviti melalui motivasi, prestasi dan komitmen di kalangan pekerja. Salah satu pendekatan terbaru dalam usaha untuk memahami dan meningkatkan motivasi di kalangan pekerja adalah melalui pendekatan kefungsian pengurusan atau The Functional Management Model.
Secara realitinya, setiap pekerja adalah berbeza. Meskipun ada di antara pekerja mempunyai tahap pendidikan, latihan dan lain- lain faktor biologi yang sama namun masih terdapat perbezaan dari segi tahap keupayaan dan kebolehan dalam melakukan kerja. Di samping faktor motivasi, faktor kemahiran (skills) merupakan aspek yang perlu difahami oleh pihak pengurusan.
Pendekatan pengurusan terbaru lebih menekankan kepada menghormati dan menjaga maruah pekerja di samping memahami tahap kefungsian organisasi yang wujud. Sebagai seorang penyelia atau pengurus personel yang cekap, mereka hendaklah lebih peka terhadap fenomena ini dan perlu memahami dengan lebih dekat punca- punca dan faktor-faktor yang menyebabkan seseorang itu tidak bermotivasi.
Dalam pendekatan kefungsian pengurusan, faktor motivasi (motivation) dan kemahiran (skills) merupakan di antara faktor yang menentukan tahap kefungsian pekerja. Tahap kefungsian ini perlu difahami sebagai usaha untuk mengetahui apakah bentuk-bentuk penyeliaan yang lebih berkesan dan bagaimana ia boleh berlaku. Langkah ini akan dapat dijadikan asas ke arah membina dan meletakkan tahap pengurusan dan penyeliaan personel yang lebih cekap dan berkesan.
Fenomena Mengenai Tahap Kefungsian Para Pekerja
Dalam memahami tahap kefungsian para pekerja, terdapat 3 fenomena variety yang perlu difahami oleh pihak pengurusan. Ketiga-tiga keadaan tersebut penting dalam menentukan tahap motivasi dan kefungsian para pekerja dalam sesebuah organisasi.
Fenomena pertama yang perlu difahami ialah setiap pekerja mempunyai tahap-tahap tertentu apabila melaksanakan sesuatu tugas yang diarahkan. Pada umumnya, terdapat empat tahap kedudukan motivasi dan tahap kefungsian para pekerja pada setiap masa. Keempat-empat tahap tersebut ialah:-
i) Tahap 1 - Rendah Kebolehan dan Rendah Motivasi
ii) Tahap 2 - Rendah Kebolehan tetapi Tinggi Motivasi
iii) Tahap 3 - Tinggi Kebolehan tetapi Rendah Motivasi
iv) Tahap 4 - Tinggi Kebolehan dan Tinggi Motivasi
Setiap tahap kefungsian tersebut, sebenarnya adalah bergantung kepada keadaan dan bentuk sesuatu tugas dan jawatan yang disandang. Dalam fenomena kedua iaitu seseorang pekerja itu berkemungkinan mempunyai tahap kefungsian bekerja yang berbeza dari masa ke suatu masa yang lain dan ia bergantung kepada sesuatu tugas atau jawatan yang dilaksanakan. Pihak pengurus perlu memahami bahawa seseorang pekerja itu boleh berada di tahap 4 pada suatu masa tertentu tetapi boleh bertukar menjadi tahap 2 atau 3 dalam keadaan atau masa yang lain mengikut situasi dan perubahan persekitaran yang ada.
Berdasarkan fenomena tersebut, pihak pengurusan perlulah memahami dan sedar bahawa tahap kefungsian seseorang pekerja sebenarnya tidak statik tetapi akan berubah dari masa ke masa bergantung kepada diri seseorang pekerja dan juga bentuk tugas dan kerja yang diarahkan. Oleh yang demikian, tahap kefungsian seseorang pekerja boleh berubah-ubah sepertimana yang dijelaskan pada perenggan di atas. Pihak pengurusan hendaklah memastikan setiap pekerja yang telah berada di tahap keempat iaitu tinggi kebolehan dan tinggi motivasi dapat memelihara tahap tersebut supaya tidak bertukar menjadi tahap yang lain yang kemudiannya boleh menjejaskan produktiviti.
Tahap Motivasi dan Kebolehan
Sepertimana yang telah difahami secara umum, motivasi adalah dirujuk kepada kemampuan seseorang itu menggerakkan dirinya, keinginan serta tanggungjawab yang ditunjukkan dalam melakukan sesuatu tugas secara berkualiti dan mematuhi tempoh masa yang ditetapkan. Banyak sarjana lebih menumpukan kepada faktor dalaman seseorang pekerja yang belum dipenuhi daripada menganalisa faktor-faktor luaran yang sebenarnya mempunyai kaitan dengan prestasi yang ditunjukkan oleh pekerja itu sendiri. Kajian juga telah menunjukkan bahawa faktor motivasi yang digerakkan oleh faktor dalam diri individu sendiri lebih penting dan mampu bertahan lebih lama bagi mewujudkan suasana pekerja yang lebih bermotivasi.
Selain daripada motivasi, tahap kebolehan atau keupayaan seseorang pekerja juga merupakan faktor penting dalam menentukan motivasi seseorang pekerja. Ini bermakna kemahiran, pengetahuan, teknologi- teknologi baru perlu juga diambilkira dalam memastikan supaya setiap pekerja dapat menunjukkan kerja yang berkualiti dan produktif. Seseorang yang mempunyai pengetahuan dalam melakukan sesuatu tugas tetapi tidak mempunyai motivasi, tentunya akan menjejaskan hasil atau tugas yang dijalankan. Begitu juga sebaliknya, seseorang pekerja yang mempunyai kebolehan yang tinggi tetapi tidak mempunyai motivasi juga tidak mampu untuk menghasilkan kerja yang berkualiti dan produktif.
Faktor-faktor Yang Menentukan Tahap Kefungsian Pekerja
Sepertimana yang telah dijelaskan sebelum ini, tahap kefungsian para pekerja adalah sentiasa berubah-ubah. Seseorang pekerja yang telah berada di tahap 4 (tinggi kebolehan dan tinggi motivasi) boleh bertukar menjadi tahap 3 (tinggi kebolehan tetapi rendah motivasi) atau tahap 2 (rendah kebolehan tetapi tinggi motivasi). Begitu juga mereka yang berada di tahap 2 dan 3 mempunyai kemungkinan untuk berada pada tahap yang pertama (rendah kebolehan dan rendah motivasi) sekiranya tahap kefungsian para pekerja tadi tidak diberikan perhatian sewajarnya.
Punca Berlakunya Tahap 1 - Rendah Kebolehan dan Rendah Motivasi
Pekerja yang berada di tahap ini adalah sebenarnya pekerja yang paling rendah sumbangannya dari segi produktiviti. Pekerja ini tidak mempunyai kebolehan dan tidak berminat untuk melakukan tugas yang diarahkan sebenarnya adalah merupakan masalah besar kepada organisasi tersebut. Keadaan menjadi bertambah rumit sekiranya pekerja itu langsung tidak berminat dan berusaha untuk menambah pengetahuan atau meningkatkan kemahiran.
Pihak pengurus perlu memahami bahawa keadaan ini adalah berpunca daripada kesediaan pekerja itu untuk mempunyai pengetahuan dan kemahiran yang perlu dalam melaksanakan tugas. Dengan erti kata yang lain, pekerja tersebut kini tidak mempunyai pengetahuan atau kemahiran yang mencukupi bagi membolehkan seseorang pekerja itu melakukan tugasnya.
Selain daripada itu, keadaan ini juga boleh berlaku apabila seseorang itu mengalami pertukaran tempat kerja ataupun ia diminta untuk melakukan sesuatu tugas yang baru. Keadaan ini boleh juga berlaku kepada seseorang pekerja yang sememangnya tidak bermotivasi ditukarkan atau diberikan sesuatu pekerjaan yang merupakan sesuatu yang baru dan tidak diminatinya.
Punca Berlakunya Tahap 2 - Rendah Kebolehan Tetapi Tinggi Motivasi
Pihak pengurusan perlu memahami bahawa berlaku juga keadaan di mana seseorang pekerja itu mempunyai motivasi yang tinggi tetapi tahap kebolehannya adalah rendah. Sungguhpun demikian, terdapat kecenderungan dalam dirinya untuk mempelajari perkara baru atau berusaha bagi meningkatkan kemahiran. Keadaan ini boleh berlaku kepada seseorang pekerja yang baru dilantik atau pekerja tersebut ditukarkan kepada satu tugas atau jawatan baru yang memang diminatinya. Biasanya, seseorang pekerja yang diberikan satu tugas yang baru dan beliau boleh melakukannya dapat menunjukkan minat yang tinggi untuk melakukan tugas tersebut. Walau bagaimanapun, sekiranya pekerja tersebut tidak diberikan pengetahuan dan kemahiran yang mencukupi, berkemungkinan pekerja tersebut akan menghadapi masalah.
Pihak pengurusan juga perlu sedar bahawa seseorang pekerja yang berada di tahap pertama seperti yang dijelaskan sebelum ini, sekiranya telah menampakkan perubahan kepada dirinya untuk melakukan kerja dengan penuh kesungguhan, boleh berada di tahap ini. Begitu juga kepada pekerja yang berada di tahap keempat, berkemungkinan akan berada di tahap kedua sekiranya pengetahuan dan kemahiran yang ada padanya sudah tidak lagi mencukupi atau berkesan sepenuhnya bagi beliau melakukan tugas- tugasnya.
Punca Berlakunya Tahap 3 - Tinggi Kebolehan Tetapi Tinggi Motivasi
Seseorang pekerja itu boleh menjadi rendah tahap motivasinya sekiranya beliau sudah hilang minat untuk bekerja atau terdapat perkara- perkara yang tidak memuaskan hatinya. Keadaan ini boleh berlaku sekiranya seseorang pekerja itu tidak mempunyai matlamat ataupun telah lama melakukan tugas yang sama meskipun beliau mempunyai pengalaman dan kemahiran yang mencukupi, perubahan pada faktor motivasi boleh juga menjejaskan prestasi organisasi berkenaan.
Keadaan ini juga boleh berlaku kepada seseorang pekerja yang merasakan dirinya ditukarkan ke satu tempat yang tidak sesuai atau tidak diminatinya. Ini akan menjadikannya sebagai seorang yang tidak bermotivasi meskipun beliau mempunyai pengalaman atau kemahiran yang amat luas. Fenomena ini perlu dikawal kerana pekerja yang sedemikian biasanya mempunyai pengaruh yang kuat dalam organisasi dan ia boleh mempengaruhi pula pekerja-pekerja lain.
Punca Berlakunya Tahap 4 - Tinggi Kebolehan dan Tinggi Motivasi
Bagi memastikan sesebuah organisasi mempunyai produktiviti yang tinggi setiap masa, pihak pengurus perlu memastikan supaya setiap pekerja sentiasa berada di tahap ini. Dalam pendekatan pengurusan, semua pekerja yang berada di tahap 1,2 dan 3 yang dibincangkan sebelum ini perlu digerakkan atau diambil tindakan tertentu supaya sentiasa bergerak menuju ke arah tahap yang keempat iaitu pada tahap tinggi kebolehan dan tinggi motivasi.
Pihak pengurusan seharusnya tidak melupakan pekerja yang berada di tahap ini. Adalah menjadi tanggungjawab mereka bagi memastikan pekerja-pekerja yang berada di tahap ini dijaga dan dikekalkan pada tahap ini. Sebarang tanda-tanda yang menunjukkan berlakunya pengurangan salah satu faktor yang dibincangkan sebelum ini, maka ia perlu diberikan tindakan dan perhatian yang sewajarnya bagi memastikan organisasi tersebut sentiasa berada di tahap yang cemerlang.
Kepentingan Memahami Tahap Kefungsian Pekerja
Pihak pengurusan perlulah menentukan tahap kefungsian sebenar para pekerjanya. Sebagai langkah tersebut, berbagai aktiviti yang boleh memberi peluang kepada pekerja untuk memahami dan menilai diri mereka perlu diadakan. Di samping itu, pihak pengurusan juga hendaklah memerhatikan kebolehan, keyakinan dan inisiatif yang ditunjukkan oleh para pekerja dalam memahami tahap kefungsian pekerja tersebut.
Dalam proses untuk memahami kebolehan dan tahap kefungsian sebenar para pekerja adalah menjadi tugas pihak pengurus untuk berbincang dan mendapatkan maklumbalas mengenai kedudukan pekerjanya. Peranan pengurus dalam meningkatkan kemahiran dan menggalakkan para pekerja serta program bagi mewujudkan self-esteem di kalangan pekerja adalah perlu diutamakan.
Pihak pengurus juga perlu mempunyai maklumat mengenai kebolehan para pekerjanya. Kebolehan para pekerja seharusnya ditumpukan kepada tingkah laku yang ditunjukkan. Sebarang perubahan pada tingkah laku positif yang ditunjukkan memerlukan peneguhan dan maklumbalas yang segera. Tindakan ini amat diperlukan bagi pengukuhan tingkah laku yang diharapkan.
Dalam menjalankan tugas ke arah membimbing para pekerja, pihak pengurus hendaklah faham dan mengetahui bagaimana untuk melakukan sesuatu perubahan. Bagi memastikan supaya setiap perubahan para pekerja diberikan perhatian sewajarnya, pihak pengurus hendaklah menyediakan maklumbalas serta memerhatikan perkembangan yang ditunjukkan. Menyediakan rangsangan yang menggalakkan ke arah perubahan tingkah laku yang diharapkan dapat membantu mempercepatkan lagi matlamat tersebut.
Penutup
Pada umumnya, pekerja pada hari ini memerlukan perhatian dan galakan yang membina dari pihak pengurusan. Selain daripada faktor motivasi, pendekatan dan usaha untuk memahami tahap pengetahuan dan kemahiran yang ada pada diri setiap pekerja adalah amat berguna dalam usaha untuk meningkatkan motivasi di kalangan pekerja.
Penilaian tahap kemahiran dan pengetahuan dalam melaksanakan tugas bukan sahaja terhad kepada pekerja bawahan tetapi adalah meliputi keseluruhan pekerja dalam organisasi. Justeru itu, perlulah bagi kita untuk menilai kembali tahap pengetahuan dan kemahiran yang ada pada ketika ini berbanding dengan tugas dan jangkaan yang diharapkan.

oleh mohd azhar yahya